Sách – Văn phòng phẩm là mặt hàng không kén người tiêu dùng. Hơn nữa, nhu cầu về sản phẩm này luôn ở mức cao. Vì vậy, nó được coi là sự lựa chọn phù hợp cho những ai có nhu cầu khởi nghiệp. Tuy nhiên, để quản lý kinh doanh mua bán sách, văn phòng phẩm không hề đơn giản. Cần có phương pháp quản lý bán sách, văn phòng phẩm hiệu quả để kinh doanh thuận lợi. Phần mềm quản lý bán hàng sách, văn phòng phẩm chính là giải pháp quản lý tối ưu nhất dành cho các cửa hàng kinh doanh mặt hàng sách và văn phòng phẩm hiện nay. Cùng Phần mềm bán hàng PosX tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé!
Phần mềm quản lý bán hàng sách văn phòng phẩm là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng sách văn phòng phẩm là giải pháp hỗ trợ công việc quản lý kho, bán hàng, quản lý đơn hàng, quản lý hàng hóa nhập/xuất, quản lý công nợ, quản lý nhà cung cấp (NCC)… Và tất tần tật các công việc của cửa hàng bạn một cách hiệu quả nhất. Phần mềm quản lý cửa hàng sách và văn phòng phẩm mang đến cho người dùng trải nghiệm quản lý bán hàng tuyệt vời nhất với những tính năng hỗ trợ người dùng tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí và công sức hiệu quả.
Đặc biệt là đối với những nhà sách, văn phòng phẩm có quy mô lớn hoặc nhiều chi nhánh; phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp việc kinh doanh của bạn sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn rất nhiều.
Cửa hàng sách, văn phòng phẩm cần quản lý những gì ?
Cũng giống như quản lý các cửa hàng bách hóa hay cửa hàng đồ điện gia dụng. Đối với hoạt động quản lý cửa hàng sách, VPP có 1 số nghiệp vụ tương tự như quản lý số lượng sản phẩm, quản lý nhập – xuất – tồn, quản lý khách hàng,… Tuy nhiên việc quản lý cửa hàng sách, VPP cũng có một số điểm khác biệt so với những cửa hàng khác. Những nghiệp vụ liệt kê dưới đây sẽ giải thích lý do tại sao lại có sự khác biệt như vậy:
Nghiệp vụ quản lý khách hàng
Số lượng khách hàng đã tới xem và mua các sản phẩm của cửa hàng theo những thông tin như: tên, SĐT, ngày sinh.
Thiết lập thẻ thành viên đối với các khách hàng thân thiết
Lập phiếu tích điểm ứng với từng đầu sách và từng khách hàng.
Nghiệp vụ quản lý nhân viên
Phân quyền cho nhân viên theo các cấp độ quản lý
Quản lý lịch làm việc của các nhân viên tại nhà sách, văn phòng phẩm
Quản lý điểm thưởng và bảng lương theo từng tháng
Nghiệp vụ quản lý bán hàng
Nhập thông tin hàng hóa bán ra
Nhập điểm tích lũy cho khách hàng
Quản lý số hàng bán được trong 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng
Quản lý số lượng hàng hóa bị hoàn lại
Quản lý số tiền trả lại khách.
Quản lý quy trình quét mã vạch của nhân viên.
Báo lỗi khi có sai sót trong quá trình bán hàng.
Nghiệp vụ quản lý kho sách, đồ dùng văn phòng phẩm
Quản lý số lượng sách còn lại trong kho theo các thuộc tính: đề mục, tên tác giả, giá cả, chất lượng, tình trạng sách.
Thống kê số lượng sách đã bán.
Thống kê những sách cửa hàng bán chạy và số lượng sản phẩm còn lại trong kho
Thống kê lượng hàng nhập vào kho từng thời kỳ.
Những khó khăn khi quản lý bán hàng sách – văn phòng phẩm
Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào cũng không tránh khỏi những khó khăn và rủi ro nhất định. Đặc biệt là với hoạt động mua bán sách và văn phòng phẩm. Với cách quản lý truyền thống, bạn sẽ khó phát triển hoặc đạt được mức thu nhập và lợi nhuận mong muốn.
Với số lượng lớn sách vở, dụng cụ học tập, thiết bị nhiều loại mẫu mã, các chủ cửa hàng khó có thể nhớ hết các sản phẩm, vị trí và giá cả của chúng. Điều này gây khó khăn cho việc tìm kiếm các mặt hàng theo yêu cầu hoặc khó thanh toán, mất rất nhiều thời gian.
Hơn nữa, khi quản lý bằng sổ sách truyền thống hay bằng Excel còn nhiều hạn chế. Các thao tác chưa linh hoạt, có thể gặp sai sót và tốn nhiều thời gian để thực hiện. Có rất nhiều mặt hàng nhỏ lẻ giá rẻ, nếu không có số liệu thống kê chính xác, bạn sẽ khó tính được doanh thu bán hàng, lợi nhuận hay số tiền bán hàng theo thời gian thực của từng sản phẩm cụ thể.
Khó khăn trong bước xử lý dữ liệu
Số lượng mặt hàng sách trong văn phòng phẩm lớn
Nhiều thể loại mặt hàng đa dạng, khác nhau
Nhiều mẫu mã, chủng loại sách, đồ dùng khác nhau
Phải thường xuyên cập nhật những đầu sách mới
Phân loại sản phẩm, tổng hợp, lưu trữ dữ liệu khối lượng lớn
Khó khăn trong triển khai các chương trình khuyến mãi
Việc ghi nhớ thủ công khá khó khăn. Đồng thời, việc áp dụng chương trình nào cho từng đối tượng khách hàng khác nhau sẽ rất vất vả.
Khó khăn trong quy trình quản lý công nợ
Gặp phải nhiều hạn chế khi quản lý công nợ, thu mua, quyết toán với các đại lý, thống kê doanh thu mua hàng của từng đại lý.
Không thể theo dõi được hoạt động của nhân viên trong nhà hàng sách, văn phòng phẩm
Điều này có thể dẫn đến gian lận của nhân viên, dẫn đến tổn thất đáng kể. Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm ra đời giúp chủ cửa hàng khắc phục những hạn chế trên. Tạo điều kiện và cơ hội tốt để phát triển kinh doanh cho cửa hàng.
Thường gặp sai sót trong khâu thanh toán và đối chiếu thu – chi
Nhất là đối với những cửa hàng/chuỗi cửa hàng lớn hoặc mở nhiều chi nhánh. Do vậy, để cửa hàng sách – văn phòng phẩm hoạt động thuận lợi và đột phá hiệu quả, bạn nên dùng và download ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng sách, văn phòng phẩm và trải nghiệm những lợi ích siêu việt tuyệt vời.
Bí quyết để quản lý cửa hàng sách, văn phòng phẩm hiệu quả
Cửa hàng văn phòng phẩm được coi là mô hình kinh doanh lý tưởng khi nhu cầu về mặt hàng này tăng cao. Tuy nhiên, do đặc điểm sản phẩm đa dạng, phong phú nên đôi khi sẽ gây khó khăn cho chủ cửa hàng, cần có phương pháp quản lý cửa hàng văn phòng phẩm hiệu quả để kinh doanh thuận lợi.
Sắp xếp, bố trí văn phòng phẩm hợp lý, khoa học
Điểm đặc biệt của bài này là có nhiều loại, nhiều kích cỡ, màu sắc và số lượng khác nhau. Việc sắp xếp, bài trí hợp lý sẽ giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả, bên cạnh đó, bạn sẽ dễ dàng hướng dẫn khách hàng đến quầy trưng bày sản phẩm một cách nhanh chóng.
Bằng cách này sẽ kiểm soát được mặt hàng nào có số lượng bán ra tốt để chủ cửa hàng nhập hàng và bổ sung hàng kịp thời. Chủ cửa hàng có thể thiết kế kệ phù hợp, phân chia không gian, cần thêm chi tiết tên sản phẩm, giá cả để thuận tiện hơn cho khách hàng.
Theo dõi nhập – tồn và tuyển dụng – đào tạo nhân viên quản lý kho
Ở hầu hết các văn phòng phẩm, hàng hóa thường được bổ sung rất nhanh. Vì vậy bạn cần đảm bảo mình hoàn toàn nắm được chính xác số lượng hàng nhập về, số lượng hàng bán ra, mặt hàng nào đang bán chạy để bổ sung kịp thời.
Đối với các mặt hàng tồn kho số lượng lớn
Nó có thể được thực hiện như một chương trình khuyến mãi số lượng lớn cho khách hàng của bạn, vừa để thu hút khách hàng vừa để giải phóng hàng tồn kho.
Nếu quy mô văn phòng phẩm của bạn thuộc dạng vừa và nhỏ
Bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được lượng hàng nhập – tồn của mình, nhưng để quản lý một cửa hàng tương đối lớn với hơn 1000 sản phẩm. Tuyển nhân viên kiểm tra và cập nhật hàng hóa sẽ giúp công việc kinh doanh của bạn thuận lợi hơn rất nhiều.
Sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng dành cho cửa hàng sách, văn phòng phẩm
Các phần mềm bán hàng cho nhà sách – VPP không còn quá xa lạ với các chủ cửa hàng. Đây là công cụ hữu ích cho phép người quản lý có thể phân nhóm. Đồng thời quản lý hàng trăm mặt hàng cùng lúc. Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn không cần mất quá nhiều thời gian để tính toán sổ sách, doanh thu hàng tháng.
Kiểm soát hàng hóa, theo dõi hoạt động kinh doanh. Nắm bắt toàn bộ quá trình nhập hàng, kiểm soát tồn kho giúp bạn nhập kho kịp thời. Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sách – Văn phòng phẩm
Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho nhà sách, văn phòng phẩm sẽ mang đến cho bạn rất nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể như:
Hỗ trợ quản lý hàng hóa
Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm giúp chủ cửa hàng phân loại từng loại hàng hóa theo nhóm, chủng loại, giá cả, màu sắc, thương hiệu,…. Giúp việc quản lý kho hàng dễ dàng hơn dù cửa hàng có hàng trăm hay hàng nghìn sản phẩm.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể theo dõi số lượng hàng hóa hiện có tại văn phòng phẩm. Kể cả khi số lượng này có biến động trong quá trình mua bán.
Quản lý kho hàng dễ dàng cho nhà sách, văn phòng phẩm
Tại các cửa hàng văn phòng phẩm, không chỉ lượng hàng hóa tại quầy rất lớn mà mặt hàng trong kho cũng rất đa dạng. Nếu quản lý thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc kiểm kê, phân loại và tìm kiếm.
Phần mềm quản lý bán hàng thông minh sẽ giúp bạn thống kê tất cả các sản phẩm trong kho. Từ đó chủ cửa hàng sẽ biết được sản phẩm nào hết hàng? Sản phẩm nào cần nhập? Sản phẩm nào tồn kho và cần bán nhanh chóng. Ngoài ra, nhân viên và quản lý tiết kiệm được nhiều thời gian kiểm kho hay tìm kiếm hàng hóa.
Giúp quy trình bán hàng chuyên nghiệp
Các tính năng của phần mềm giúp bạn có thể rút gọn được quy trình bán hàng chỉ với một vài thao tác đơn giản.
Bên cạnh đó, khi thông tin sản phẩm được cập nhật trên hệ thống. Việc tìm hàng hóa theo nhu cầu của khách hoặc quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, đảm bảo sự chính xác. Khi đó khách hàng sẽ có trải nghiệm hài lòng hơn và hình ảnh cửa hàng bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
Tối giản quy trình Quản lý dòng tiền
Phần mềm quản lý bán hàng này cung cấp cho người dùng các báo cáo thu chi. Giúp người quản lý nắm được thu nhập, chi phí, lợi nhuận theo từng ngày, tuần, tháng, năm.
Từ đó, chủ cửa hàng sẽ biết được tiền ở đâu? Khoản chi nào là bất hợp lý? để có sự điều chỉnh phù hợp. Đồng thời bạn cũng biết được tình hình kinh doanh của cửa hàng.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng cho VPP, cửa hàng sách
Trên thực tế, 80% doanh thu của cửa hàng đến từ những khách hàng cũ. Cộng với việc chăm sóc khách hàng cũ sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với việc tìm kiếm khách hàng mới. Phần mềm quản lý bán hàng sách và văn phòng phẩm sẽ giúp bạn làm điều đó.
Chức năng lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý lịch sử mua hàng của từng khách hàng sẽ giúp bạn quản lý và chăm sóc khách hàng một cách dễ dàng và hiệu quả.
Những tính năng thường có ở phần mềm quản lý bán hàng sách văn phòng phẩm
Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm thường được trang bị 1 số tính năng cơ bản sau:
Quản lý bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm cho phép cập nhật liên tục dữ liệu bán hàng. Tất cả các sản phẩm được bán hoặc nhập trong cửa hàng được ghi lại trong hệ thống.
Điều này cho bạn biết sản phẩm nào đang bán chạy để bạn có thể lên kế hoạch nhập hàng và tránh tình trạng tắc nghẽn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình.
Ngoài ra, bạn biết sản phẩm nào đang bán kém và bạn có lượng hàng tồn kho lớn để đưa ra quyết định về việc lập kế hoạch khuyến mãi, giảm giá, xả hàng tồn … Người dùng có thể thực hiện giao dịch bán hàng ngay lập tức bằng tiền mặt hoặc rút tiền thông qua hệ thống phần mềm.
Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tính năng trừ chiết khấu, khuyến mãi cho khách hàng trực tiếp trên hóa đơn.
Quản lý cửa hàng
Tính năng này giúp người dùng liên tục cập nhật dữ liệu trên hệ thống. Đồng thời cho phép quản lý dữ liệu từ xa thông qua thiết bị điện tử mà không cần có mặt trực tiếp tại cửa hàng.
Điều này giúp bạn dễ dàng giải quyết vấn đề quản lý cửa hàng và theo dõi nhân viên mà không lo thất thoát. Tất cả các báo cáo về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tình hình xuất nhập hàng cũng được lập nhanh chóng và chính xác thông qua phần mềm.
Chủ cửa hàng có thể dễ dàng thu thập mọi thông tin về dòng tiền và đánh giá tình hình kinh doanh cũng như hoạt động bán hàng của cửa hàng.
Quản lý nhân viên
Tính năng quản lý nhân viên tương tự như phần mềm quản lý nhân sự và mang lại nhiều tiện ích cho người dùng. Một hệ thống phần mềm có thể phân chia ca làm việc của từng nhân viên, theo dõi doanh số bán hàng của nhân viên, đánh giá hiệu quả công việc và đưa ra các chính sách lương thưởng tối ưu.
Phần mềm quản lý cung cấp chức năng phân quyền để ngăn chặn nhân viên tự truy cập vào hệ thống để sửa đổi thông tin bán hàng và thực hiện các hoạt động gian lận.
Từ đó, bạn có thể thiết lập quyền truy cập, chỉnh sửa thông tin cho từng nhân viên. Kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên để tránh nhầm lẫn và thiệt hại không đáng có cho cửa hàng.
Quản lý khách hàng
Ngoài những tính năng tuyệt vời trên, người dùng còn có thể sử dụng tính năng quản lý khách hàng tương tự như phần mềm quản lý khách hàng.
Dễ dàng lưu trữ các thông tin cần thiết của khách hàng như họ tên, ngày sinh, số điện thoại, địa chỉ, đơn hàng… Để thuận tiện cho việc triển khai các chương trình tri ân khách hàng.
Việc quản lý khuyến mãi được thực hiện trực tiếp trên hệ thống của phần mềm bằng cách lưu trữ các giao dịch của khách hàng. Từ đó, bạn sẽ biết được ai là khách hàng thân thiết của mình mà đưa ra các chế độ chăm sóc, giảm giá , tích điểm, …
Ngoài ra, đối với khách hàng mua nợ, hệ thống hỗ trợ quản lý công nợ chi tiết thông qua các công cụ tự động như phần mềm quản lý công nợ khách hàng. Nhờ đó, bạn có thể đưa ra các cảnh báo chậm thanh toán và theo dõi dòng tiền của cửa hàng mình 1 cách chặt chẽ nhất.
TOP 5 phần mềm quản lý bán hàng cho chủ cửa hàng nhà sách và văn phòng phẩm tốt nhất
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm được cung cấp trên thị trường khiến bạn phân vân chưa biết công cụ nào phù hợp với mình. Vậy hãy tham khảo TOP 5 phần mềm quản lý bán hàng sách, văn phòng phẩm tốt nhất hiện nay phù hợp với ngành hàng bán lẻ sách, VPP ngay sau đây nhé.
Phần mềm bán hàng cho nhà sách, văn phòng phẩm
Phần mềm quản lý bán hàng sách và văn phòng phẩm PosX là giải pháp quản lý tối ưu nhất dành cho các cửa hàng kinh doanh mặt hàng sách và văn phòng phẩm hiện nay.
Với những tính năng tối ưu, cao cấp của phần mềm sẽ đáp ứng đầy đủ những yêu cầu trong quản lý để cửa hàng có thể hoạt động 1 cách tốt nhất.
Giải pháp công nghệ:
Phần mềm nhà sách là giải pháp quản lý hệ thống nhà sách và văn phòng phẩm với nhiều tính năng ưu việt như:
Có thể chịu tải lớn với hơn 10.000 giao dịch cùng lúc
Xử lý lưu trữ hơn 500.000 hàng hóa khác nhau
Quản lý hoạt động cửa hàng, chuỗi cửa hàng online
Tốc độ xử lý nhanh, lưu trữ dữ liệu lớn
Phân loại, lưu trữ tránh nhầm lẫn dữ liệu sản phẩm
Phần mềm quản lý sách và văn phòng phẩm PosX giúp phân loại hàng hóa
Hỗ trợ cho cửa hàng phân loại sản phẩm rõ ràng theo nhiều phương pháp khác nhau như:
1. Phân loại theo sản phẩm
Mặt hàng đồ dùng học tập
Mặt hàng đồ lưu niệm
Mặt hàng đồ chơi trẻ em
2. Phân loại sách
Phân loại theo tác giả
Phân loại theo năm xuất bản
Phân loại theo nhà xuất bản
Phân loại theo thể loại
3. Phân loại theo thuộc tính
Phần mềm quản lý sách văn phòng phẩm phân loại mặt hàng theo thông tin, thuộc tính cụ thể như:
Hàng hóa được sắp xếp theo danh mục
Hỗ trợ tìm kiếm sản phẩm theo nhiều định dạng khác nhau
Chế độ hiển thị thông tin sản phẩm rõ ràng chi tiết
Phần mềm bán hàng PosX giúp bạn không mất thời gian ghi nhớ, cũng như tìm kiếm thông tin sản phẩm. Từ đó, nâng cao năng xuất bán hàng tại cửa hàng.
Nhà sách Trí Tuệ – Khách hàng thân thiết của PosX
Quản lý kho dễ dàng
Chức năng quản lý kho của phần mềm quản lý sách và văn phòng phẩm sẽ giúp bạn thấy vấn đề kiểm kho không còn là “ác mộng” nữa. Thông qua máy tính bạn cũng sẽ biết được số lượng của từng sản phẩm trong kho. Qua đó có thể chủ động nhập hàng mới mỗi khi thấy sắp hết hoặc có chiến dịch xả hàng khi có hàng tồn, tránh tình trạng mất cân bằng kho.
Ngoài ra, bạn cũng có thể biết được đâu là mặt hàng bán chạy, đâu là mặt hàng yêu thích, mặt hàng nào đem lại lợi nhuận cao để có thể điều chỉnh, có những quyết định đúng đắn cho lần nhập hàng tiếp theo.
Đẩy nhanh quá trình chờ thanh toán
Vào giờ cao điểm, để khách phải xếp hàng chờ lâu không phải là điều mà các chủ cửa hàng mong muốn. Nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên bạn có thể làm khách cảm thấy khó chịu mà bỏ sang những cửa hàng đối thủ khác. Điều này dẫn đến chuyện mất khách và ảnh hưởng đến doanh thu.
Với phần mềm bán hàng online cho sách và văn phòng phẩm, chỉ cần vài thao tác đơn giản trên màn hình. Như quét sản phẩm, chọn số lượng và nhấn nút thanh toán, hóa đơn sẽ được in ra ngay lập tức. Hoàn thành xong một đơn hàng chỉ trong vài giây và có thể chuyển sang giỏ hàng khác nhanh chóng.
Đưa ra báo cáo linh hoạt, chi tiết
Phần mềm quản lý sách và văn phòng phẩm sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ những bản thống kê như: Doanh thu theo ngày, số liệu thu chi, công nợ, số lượng hàng hóa,.. Và tổng hợp thành báo cáo chuyên sâu theo theo ngày/tháng/năm. Giúp bạn có những sự so sánh giữa số liệu từng thời điểm.
Qua đó biết được thời điểm nào đông khách, thời điểm nào vắng khách. Biết được vấn đề nằm ở đâu.
Ngoài ra, những thuật toán phân tích kinh tế vào một số báo cáo chính giúp các chủ cửa hàng có cái nhìn khách quan. Định hình được tình hình kinh doanh của cửa hàng. Đồng thời có số liệu chính xác để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn.
Thêm vào đó, chức năng quản lý từ xa giúp bạn có thể truy cập xem báo cáo. Hoạt động nhà hàng ở bất kỳ lúc nào chỉ cần có smartphone.
